Företagstelefoni behöver inte vara bunden till en fysisk telefon på skrivbordet. Med en softphone kan samtal hanteras direkt i datorn, vilket gör det möjligt att svara, ringa ut och koppla vidare samtal i en digital arbetsmiljö. Telness Softphone är utvecklad för företag som vill använda datorn som telefon och samla flera växelfunktioner på samma plats. Lösningen fungerar med alla operatörer och kan användas av både kundtjänst, säljteam, frilansare och medarbetare som arbetar från andra platser än det vanliga kontoret.
Hantera företagets samtal direkt i datorn
På telness.se beskrivs Softphone som en lösning där datorn används som företagets telefon. Medarbetaren kan svara på samtal till växelnumret direkt via datorn och ringa ut från företagets nummer utan att använda en fysisk bordstelefon. Det gör att samtalshanteringen kan flyttas in i den arbetsmiljö där många redan hanterar kundkontakter, ärenden och annan administration.
Lösningen är särskilt framtagen för kundtjänst och säljteam. Dessa verksamheter hanterar ofta många inkommande och utgående samtal och behöver snabbt kunna se vem som är tillgänglig. I Softphone går det att se om kollegor är inloggade, tillgängliga eller upptagna i realtid. När ett samtal behöver tas över av någon annan kan det kopplas vidare till en kollega eller till ett externt nummer.
Möjligheten att ringa från växelnumret gör att företagets nummer kan visas även när samtalet sker från datorn. Medarbetaren behöver därmed inte använda ett privat nummer för att kontakta kunder eller andra externa personer. Företagets telefoni kan fortsätta att uppfattas som sammanhållen även när flera personer ringer från olika arbetsplatser.
Softphone innehåller också funktioner för att hantera den egna tillgängligheten. Användaren kan logga in och ut ur växelgrupper och ändra sin status efter arbetssituationen. Den som är tillgänglig kan ta emot samtal, medan en upptagen eller utloggad medarbetare kan undvika att få samtal som inte kan hanteras för tillfället. Statusinformationen blir samtidigt synlig för kollegorna.
För företag som vill slippa fysiska telefoner innebär upplägget att samtal kan skötas med datorn som huvudsakligt arbetsredskap. Telness lyfter fram att lösningen inte kräver dyra telefonväxlar eller separata bordstelefoner. Det centrala är i stället en dator med Softphone-appen och de växeltjänster som behövs för att använda lösningen.
Arbeta på distans och ring via internet
Softphone kan användas av medarbetare som arbetar på distans eller befinner sig utomlands. Samtal tas emot via växelnumret och kan hanteras i datorn så länge användaren har tillgång till internet. Det gör lösningen relevant för både frilansare och team som inte alltid arbetar från samma kontor.
När ett samtal rings via Telness App eller Softphone går det genom Telness Växel. Det gäller oavsett om användaren är ansluten via Wi-Fi, mobildata eller Wi-Fi-samtal. Vilken debitering som gäller beror på vilket nummer som visas när samtalet rings. Om mobilnumret visas används prislistan för mobilabonnemanget hos den aktuella operatören.
Om växelnumret visas är samtal till svenska nummer kostnadsfria. Samtal till utländska nummer debiteras enligt den prislista som gäller för växeln. Den som ringer med mobilnumret följer i stället villkoren för sitt mobilabonnemang. Har abonnemanget fria samtal inom Sverige tillkommer ingen extra kostnad för samtal till svenska nummer, medan rörliga abonnemang debiteras enligt operatörens samtalspriser.
Vid användning från utlandet hanteras samtalet som om det ringdes från Sverige när mobil- eller växelnumret används som avsändare. Det innebär att användaren kan ringa svenska nummer utan roamingkostnader. Om samtalet går till ett utländskt nummer gäller däremot operatörens eller växelns aktuella prislista beroende på vilket nummer som visas.
Internetanslutningen påverkar också kostnaden för datatrafiken. När Softphone används via Wi-Fi tillkommer ingen kostnad för mobildata. Om användaren i stället är ansluten via mobilnätet förbrukas data från mobilabonnemanget eller enligt de roamingvillkor som operatören tillämpar. För den som arbetar utomlands blir det därför relevant att kontrollera både internetanslutningen och vilket nummer som används vid utgående samtal.
Att kunna ringa och svara via datorn gör att företagets telefoni kan följa medarbetaren mellan olika arbetsplatser. Växelnumret, kollegornas status och möjligheten att koppla samtal finns kvar i samma lösning. Företaget behöver därmed inte bygga samtalshanteringen kring att alla befinner sig på samma fysiska kontor.
Växelfunktioner samlar teamets tillgänglighet
En viktig del av Softphone är kopplingen till Telness mobilväxel. För att använda lösningen krävs en mobil växel och en växellicens. På sidan anges att ett fastnummer för mobil växel kostar från 29 kronor per månad och att växellicensen kostar 149 kronor per månad. När dessa delar finns på plats laddas Softphone-appen ned till datorn.
Kopplingen till växeln gör att användaren kan svara på samtal som kommer till växelnumret. Den gör det också möjligt att ringa ut med företagets nummer, koppla vidare pågående samtal och hantera deltagandet i växelgrupper. Softphone fungerar därmed inte som en fristående telefonapp utan som en del av företagets växellösning.
Telness anger att Softphone fungerar oavsett vilken mobiloperatör företaget eller användaren har. Det som behövs för lösningen är en växellicens tillsammans med den mobila växeln. Företaget behöver alltså inte byta samtliga mobilabonnemang till samma operatör för att kunna använda Softphone.
Statusfunktionen ger en samlad bild av teamets tillgänglighet. När en kund eller annan person ringer kan medarbetaren kontrollera vem som är tillgänglig innan samtalet kopplas vidare. Det kan minska behovet av att prova flera kollegor och gör det enklare att överföra samtalet till någon som faktiskt kan svara.
Tillgängligheten kan dessutom synkroniseras med Outlook-kalendern. Softphone kan då automatiskt anpassa statusen efter kalendern. Kalenderkopplingen gör att information om möten och upptagen tid kan användas i växellösningen, så att kollegorna får en mer aktuell bild av vem som kan ta emot ett samtal.
För team som arbetar med kundtjänst eller försäljning skapar dessa funktioner ett gemensamt arbetssätt. Samtalen hanteras från datorn, statusen visas i realtid och pågående samtal kan flyttas mellan medarbetare eller till externa nummer. Varje person kan samtidigt styra sin egen inloggning i växelgrupper och ändra status efter den aktuella arbetsdagen.
En flexibel lösning när teamet förändras
Telness Softphone är utformad för att användare enkelt ska kunna läggas till eller tas bort. Det gör lösningen anpassningsbar när företaget anställer, förändrar arbetsgrupper eller behöver justera vilka medarbetare som ska hantera inkommande samtal. Den administrativa förändringen behöver inte innebära att en ny fysisk telefon installeras på varje arbetsplats.
När en ny användare ska börja arbeta med företagets samtal behövs en växellicens och Softphone-appen på datorn. Personen kan därefter logga in, hantera sin tillgänglighet och delta i de växelgrupper som är aktuella. Om en användare inte längre ska använda lösningen kan den tas bort utan att fysisk utrustning behöver samlas in eller flyttas.
Detta upplägg passar verksamheter där teamets storlek förändras över tid eller där medarbetare arbetar från olika platser. Kundtjänst och säljteam kan använda samma företagsnummer även om medarbetarna inte sitter bredvid varandra. Frilansare och distansarbetare kan på samma sätt ingå i samtalshanteringen utan att vara knutna till ett särskilt kontor.
Softphone samlar de centrala funktionerna för företagssamtal i datorn. Användaren kan svara på växelnumret, ringa ut från företagsnumret, se kollegornas status, koppla samtal och styra sin egen tillgänglighet. Outlook-synkningen kan automatisera statusen, medan internetanslutningen gör det möjligt att arbeta från olika platser.
För företag som vill veta mer finns möjlighet att boka en demo eller kontakta Telness säljteam. Den fortsatta dialogen kan användas för att gå igenom hur Softphone och mobilväxeln passar verksamhetens organisation, samtalsflöden och antal användare. Därmed går det att bedöma hur datorn kan bli företagets telefon och hur den befintliga samtalshanteringen kan samlas i en digital lösning.