Järnhandel innebär ofta ett brett sortiment, många artikelnummer, varierande priser och en blandning av privatkunder och proffskunder. När information om lager, priser, order och ekonomi finns utspridd i flera olika system kan det bli svårt att snabbt svara på kundernas frågor och samtidigt behålla kontrollen över verksamheten. Ett affärssystem som är anpassat för järnhandel kan samla centrala delar av verksamheten och skapa ett sammanhängande flöde från den första kundkontakten till leverans och fakturering.
Ett system som samlar järnhandelns viktigaste delar
Genesis IT har utvecklat affärssystemet iFenix för verksamheter där bland annat stora sortiment, komplex prissättning och olika kundtyper behöver hanteras samtidigt. För järnhandeln innebär det att kassa, lager och ekonomi kan arbeta tillsammans i samma system i stället för att information behöver flyttas manuellt mellan flera separata lösningar.
Det är särskilt relevant i en järnhandel där sortimentet kan bestå av tiotusentals artiklar. När en kund frågar om en specifik produkt behöver personalen snabbt kunna se om den finns i lager, vilket pris som gäller och när den kan levereras. Om informationen finns i flera olika system kan även en till synes enkel kundfråga kräva flera kontroller.
Med iFenix är tanken i stället att informationen ska hänga ihop genom hela affärsflödet. Systemet hanterar avtalspriser, rabatter och olika kundtyper och är utvecklat med funktioner för järnhandelns arbetssätt. Det gäller bland annat volympriser, kampanjer och hantering av både privat- och proffskunder.
Det sammanhängande arbetssättet börjar redan vid offerten. Kundunika avtal och sortiment kan finnas på plats i systemet så att rätt pris används direkt. När kunden sedan lägger en order kan den registreras i butik, av en säljare på fältet eller av kunden själv online.
Efter ordern fortsätter informationen vidare i samma flöde. Systemet kan ge förslag på vad som behöver beställas, varefter användaren kan godkänna beställningen. Vid inleveransen kan leveransbesked skickas till kunden automatiskt. När varorna finns i lager uppdateras saldot så att personalen kan se vad som faktiskt finns tillgängligt.
Även ekonomin är kopplad till samma process. Fakturan kan skickas och bokföras samtidigt som verksamheten får möjlighet att följa marginaler och täckningsgrad. Det minskar behovet av att manuellt föra över information mellan försäljning, lager och ekonomihantering.
För järnhandeln blir ett sådant upplägg framför allt ett sätt att minska antalet separata arbetsmoment. När informationen följer affären genom systemet kan personalen lägga mindre tid på att kontrollera och korrigera uppgifter på flera olika ställen.
Lager och priser blir enklare att hålla under kontroll
Lagerkontrollen är en viktig del av verksamheten när sortimentet omfattar ett stort antal artiklar. Personalen behöver kunna ge kunden ett tydligt svar på om en vara finns hemma utan att först kontrollera flera olika lagerlistor eller ringa runt för att få fram rätt information.
iFenix visar lagersaldo per artikel och kan dessutom lämna automatiska förslag på påfyllning. Inventering kan göras direkt i mobilen. Det skapar ett mer sammanhängande sätt att arbeta med lagret och gör lagerinformationen tillgänglig i samma system som används för försäljningen.
Det påverkar också kundservicen. När en kund frågar om en produkt kan personalen kontrollera lagerstatus direkt och se om artikeln finns tillgänglig. Kunden behöver då inte vänta medan uppgifterna kontrolleras i ytterligare system.
Prissättningen är ett annat område som kan bli komplicerat inom järnhandeln. Olika kunder kan ha olika avtal samtidigt som verksamheten arbetar med volymrabatter och kampanjpriser. Leverantörernas prisförändringar kan dessutom påverka marginalerna om de inte fångas upp i tid.
iFenix har stöd för volymrabatter, kampanjpriser och kundspecifika avtal. Systemet kan också flagga avvikelser som påverkar marginalerna. Syftet är att rätt kund ska få rätt pris samtidigt som verksamheten kan följa hur prisförändringar påverkar lönsamheten.
För proffskunder är kundunika priser särskilt relevanta. De kan ha egna avtal som skiljer sig från de priser som gäller för privatkunder eller andra företagskunder. När avtalen finns i affärssystemet behöver personalen inte manuellt kontrollera vilken prisnivå som ska användas vid varje enskild affär.
Systemet kan även användas tillsammans med elektroniska hyllkantsetiketter. Då kan priser i butiken uppdateras trådlöst utan att personalen behöver gå runt och manuellt byta prisetiketter. I en verksamhet med ett brett sortiment kan det minska mängden manuellt arbete vid prisändringar.
Att lager och prisinformation finns samlat skapar därmed ett gemensamt underlag för både försäljning och kundservice. Den som möter kunden kan se vad som finns, vilket pris som gäller och hur en beställning kan hanteras utan att lämna det huvudsakliga affärssystemet.
Hela vägen från kundorder till leverans
Ett affärssystem för järnhandel behöver inte bara fungera vid kassadisken. Affären kan börja på flera olika sätt och fortsätta genom order, beställning, inleverans, lagerhantering, transport och ekonomi. När dessa steg hänger ihop minskar behovet av att registrera samma information flera gånger.
iFenix är utformat för ett flöde där order kan komma från butik, säljare eller digitala kanaler. Det innebär att verksamheten kan arbeta med samma information även när kunden väljer olika sätt att genomföra sitt köp.
För proffskunder finns en B2B-webb där kunden kan logga in med BankID. Där kan kunden bland annat se kundunika priser och använda kalkylstöd för projekt. Orderhistorik, offerter och fakturor kan samlas på samma ställe.
Kunden kan även se lagerstatus och uppskattad leveranstid vid beställningen. Det innebär att fler frågor kan besvaras direkt i den digitala lösningen i stället för genom telefonsamtal till butiken. För personalen kan det minska mängden återkommande frågor om priser, lager och tidigare order.
När en order ska levereras finns funktioner för transport och utkörning. Rutten kan visas i en karta och leveransbesked kan skickas till kunden. Det finns även en chaufförsapp som stöd för utkörningen.
På så sätt kan samma affärsflöde fortsätta även efter att ordern har lämnat butikens eller lagrets interna hantering. Informationen behöver inte avslutas vid själva försäljningen utan kan följa med till leveransen.
När varorna levererats fortsätter flödet vidare till fakturering och bokföring. Ekonomin blir därmed en integrerad del av processen i stället för ett separat steg där uppgifter behöver matas in på nytt.
För en järnhandel där många affärer pågår parallellt kan detta göra det enklare att följa varje affär från början till slut. Offert, order, beställning, inleverans, lager och ekonomi kan hanteras inom samma systemmiljö.
Branschanpassade funktioner minskar behovet av parallella system
Järnhandel har flera egenskaper som ställer särskilda krav på ett affärssystem. Sortimentet är ofta omfattande, prisstrukturen kan vara komplex och verksamheten kan behöva hantera privatkunder och proffskunder med helt olika villkor.
iFenix är utvecklat med dessa förutsättningar i fokus. Funktioner för bland annat brett sortiment, volympriser, kampanjhantering och olika kundtyper finns redan i systemet. Det minskar behovet av att bygga separata lösningar för grundläggande delar av verksamheten.
Systemet har också färdiga integrationer mot ett stort antal andra tjänster och system. Bland de lösningar som kan kopplas samman med iFenix finns exempelvis BankID, Swish, Klarna, Kivra och olika tjänster för transport, produktinformation och digital handel.
E-handeln kan också integreras med affärssystemet. iFenix har en inbyggd e-handelslösning där lagersaldo och priser synkroniseras i realtid. För B2B-kunder innebär det att samma information kan användas både i den digitala beställningen och i den övriga verksamheten.
För företag som byter affärssystem finns dessutom en onboardingprocess med migrering, utbildning och stöd. Hur lång tid det tar att komma igång beror på verksamhetens storlek och komplexitet. Det innebär att införandet behöver anpassas efter den aktuella järnhandelns förutsättningar.
Den centrala tanken är att verksamheten inte ska behöva anpassa sitt dagliga arbete efter flera separata system. När försäljning, lager, prissättning, leverans och ekonomi arbetar med samma information blir det enklare att skapa ett sammanhängande flöde.
För personalen kan det innebära färre manuella kontroller och mindre dubbelregistrering. För kunderna kan det innebära snabbare besked om lager, priser och leveranser. Samtidigt får verksamheten bättre möjlighet att följa marginaler, lagerstatus och pågående affärer.
Ett affärssystem som är byggt kring järnhandelns behov blir därmed mer än ett verktyg för administration. Det fungerar som en gemensam struktur för de processer som pågår från det att kunden frågar efter en artikel tills varan är levererad och affären är fakturerad.